SMS Automation

Erinnerung via SMS für gebuchte Massagetermine

Die Ausgangslage:

Jeder Dienstleistungsbetrieb wird es kennen, wenn man täglich verschiedene Termine von Kunden hat, dann kommt es zu Verschiebungen, Stornierungen oder ein Termin geht mal vergessen. 

Die Medizinische Massagepraxis in Chur von Patrick Candraja kennt diese Probleme selber gut. Damit es zu möglichst wenig verpassten Massageterminen kommt, schickt Patrick jeweils eine SMS-Erinnerung am Tag zuvor an seine Patienten. 

Die Herausforderung:

Bis anhin hat Patrick dazu eine App auf seinem Smartphone genutzt, welches SMS automatisiert versenden kann. Leider funktioniert die genutzte App nicht zuverlässig und die Terminerinnerungen werden nicht versendet. Ein Teil der Probleme lässt sich auf die Nutzung einer App zurückführen. Zum Beispiel wenn kein Empfang vorhanden ist oder der Akku leer ist, können die SMS nicht versendet werden. 

Weiter werden die Kosten pro Nachricht als eher hoch eingestuft. Er möchte eine Lösung welche zuverlässig funktioniert und dabei wartungsarm funktioniert. Sie muss ihm Arbeit abnehmen und nicht zu weiterer Arbeit führen.

Seit der Umstellung auf die Lösung von Trilemma gehen die SMS alle pünktlich und verlässlich an meine Patienten. Nicola von Trilemma hatte bereits beim ersten Gespräch eine mögliche Lösung aufgezeigt, welche auch direkt und unkompliziert umgesetzt wurde. Super war die Übergabe mit der Dokumentation, dass ich die Umsetzung verstehe und die SMS-Texte selber anpassen kann.

Die Lösung:

Der Kalender von Patrick wird nun direkt von einem Webservice geprüft und jeweils 24 Stunden vor dem nächsten Termin wird eine SMS über eine Online-Telefonie Schnittstelle an die Kunden versendet. Dadurch ist der Versand der Nachrichten nicht mehr vom Empfang des Smartphones abhängig oder dass die Applikation im Hintergrund beendet wurde.

Auf technischer Seite wurde der Prozess digital in Zapier abgebildet, dabei wurde der Kalender und das Adressbuch verbunden, die benötigten Informationen abgerufen und anschliessend den Anforderungen entsprechend eine Textnachricht erstellt, welche über Twilio an den Kunden versendet wird.

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